Persónuverndarstefna

Persónuvernd viðskiptavina skiptir okkur máli. Hér útskýrum við hvaða persónuupplýsingum Artsupplies safnar, hvers vegna við notum þær, hverjir geta unnið með þær og hvaða réttindi þú hefur.

Stefnan gildir þegar þú heimsækir artsupplies.is, kaupir hjá okkur, skráir þig á póstlista, hefur samband eða notar spjallið í netversluninni.

1. Ábyrgðaraðili

Artsupplies ehf. ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga samkvæmt þessari stefnu.

Artsupplies ehf.
Kennitala: 481121-2800
Lögheimili: Laugarnesvegur 74a, 105 Reykjavík, Ísland
Verslun: Hrísateigur 47, 105 Reykjavík, Ísland
Netfang: info@artsupplies.is

2. Hvaða upplýsingar við vinnum með

Það fer eftir samskiptum þínum við okkur hvaða upplýsingar við vinnum með. Upplýsingarnar geta meðal annars verið:

• nafn, netfang, símanúmer og heimilisfang;
• upplýsingar um pantanir, vörur, afhendingu, skil og samskipti vegna kaupa;
• greiðslu- og færsluupplýsingar sem nauðsynlegar eru til að afgreiða kaup, án þess að Artsupplies varðveiti að jafnaði fullar kortaupplýsingar;
• upplýsingar sem þú sendir okkur með tölvupósti, í eyðublöðum, á samfélagsmiðlum eða í spjalli;
• aðgangs- og reikningsupplýsingar ef þú stofnar viðskiptamannareikning;
• upplýsingar um tæki og notkun vefsins, svo sem IP-tala, gerð vafra, tímabelti, kökur, skoðaðar síður og hvernig vefurinn er notaður;
• val þitt varðandi markaðssamskipti og vefkökur;
• aðrar upplýsingar sem þú velur að veita okkur.

Við biðjum þig um að senda ekki viðkvæmar persónuupplýsingar, lykilorð eða fullar greiðslukortaupplýsingar í spjalli eða tölvupósti.

3. Hvers vegna við notum upplýsingarnar

Við notum persónuupplýsingar eftir því sem nauðsynlegt er til að:

• taka við og afgreiða pantanir;
• vinna greiðslur og senda staðfestingar, reikninga og afhendingarupplýsingar;
• afhenda eða senda vörur;
• veita þjónustu og svara fyrirspurnum;
• vinna úr skilum, kvörtunum, göllum og endurgreiðslum;
• stofna og reka viðskiptamannareikninga;
• koma í veg fyrir misnotkun, svik og öryggisatvik;
• reka, greina og bæta netverslunina og þjónustu okkar;
• senda markaðsefni þegar samþykki eða önnur lögmæt heimild er fyrir hendi;
• uppfylla skyldur samkvæmt lögum, þar á meðal bókhalds- og skattalögum;
• stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur.

4. Heimildir fyrir vinnslu

Vinnsla okkar byggist eftir atvikum á einni eða fleiri af eftirfarandi heimildum:

• Samningur: Þegar vinnslan er nauðsynleg til að afgreiða kaup eða veita þjónustu sem þú óskar eftir.
• Lagaskylda: Þegar okkur ber að varðveita eða vinna upplýsingar samkvæmt lögum, meðal annars vegna bókhalds, skatta eða neytendaréttar.
• Lögmætir hagsmunir: Til að veita góða þjónustu, reka og bæta vefinn, tryggja öryggi, koma í veg fyrir svik og verja réttindi okkar, að því marki sem réttindi þín og hagsmunir ganga ekki framar.
• Samþykki: Til dæmis vegna valkvæðra markaðskaka eða póstlista þegar samþykkis er krafist. Þú getur afturkallað samþykki hvenær sem er.

5. Shopify og gervigreindaraðstoð í spjalli

Netverslunin okkar er rekin með Shopify. Við notum einnig Shopify til að knýja gervigreindaraðstoð í spjalli netverslunarinnar.

Þegar þú notar spjallið vinnur Shopify persónuupplýsingar viðskiptavina, þar á meðal samskipti í spjalli, til að búa til svör og bæta gæði Shopify Inbox spjallaðstoðarinnar með tímanum.

Spjallið getur einnig unnið með upplýsingar sem tengjast samtalinu, svo sem upplýsingar um vörur sem þú skoðar og, þegar þú ert innskráð eða innskráður og við á, upplýsingar um reikning þinn, kaup eða pantanir. Starfsfólk Artsupplies getur farið yfir samtöl og tekið við samskiptum þegar þörf er á.

Gervigreind getur gefið ónákvæm eða ófullkomin svör. Ekki senda viðkvæmar persónuupplýsingar eða greiðslukortaupplýsingar í spjallinu. Ef erindi þarfnast staðfestingar eða ákvörðunar starfsmanns getur samtalið verið sent áfram til starfsfólks Artsupplies.

Nánari upplýsingar um vinnslu Shopify má finna í persónuverndarstefnu Shopify.

6. Miðlun til þjónustuaðila

Við seljum ekki persónuupplýsingar viðskiptavina.

Við getum miðlað upplýsingum til þjónustuaðila sem hjálpa okkur að reka verslunina og uppfylla samninga við viðskiptavini. Það getur meðal annars átt við um:

• Shopify, sem hýsir og rekur netverslunina og Shopify Inbox;
• greiðslumiðlara og fjármálaþjónustur sem þú velur við greiðslu;
• flutningsaðila og afhendingarþjónustur;
• tölvupósts-, hýsingar-, öryggis- og upplýsingatækniþjónustur;
• bókhalds-, lögfræði- og ráðgjafarþjónustur;
• greiningar- og auglýsingaþjónustur, þegar viðeigandi samþykki eða önnur heimild er fyrir hendi.

Þjónustuaðilar fá aðeins þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að sinna viðkomandi þjónustu og skulu fara með þær samkvæmt gildandi persónuverndarreglum og samningum.

Við getum einnig afhent upplýsingar ef lög krefjast þess, vegna lögmætrar beiðni stjórnvalds eða dómstóls, til að rannsaka möguleg svik eða til að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur.

7. Flutningur upplýsinga til annarra landa

Sumir þjónustuaðilar okkar, þar á meðal Shopify, geta unnið eða varðveitt upplýsingar utan Íslands eða Evrópska efnahagssvæðisins.

Þegar persónuupplýsingar eru fluttar til lands sem ekki hefur verið viðurkennt með fullnægjandi persónuvernd er stuðst við viðeigandi verndarráðstafanir, svo sem staðlaða samningsskilmála, eftir því sem lög krefjast.

8. Varðveislutími

Við geymum persónuupplýsingar aðeins eins lengi og nauðsynlegt er vegna þess tilgangs sem þeirra var aflað í eða eins lengi og lög krefjast.

• Gögn um pantanir, reikninga og greiðslur eru varðveitt í samræmi við bókhalds- og skattalög, almennt í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.
• Samskipti vegna þjónustu, skila eða kvartana eru varðveitt eins lengi og nauðsynlegt er til að afgreiða málið og verja mögulegar réttarkröfur.
• Upplýsingar á póstlista eru varðveittar þar til þú afskráir þig eða við hættum viðkomandi markaðssamskiptum.
• Upplýsingar í Shopify Inbox og öðrum kerfum eru varðveittar samkvæmt stillingum okkar, þörfum rekstrarins og viðeigandi varðveislureglum þjónustuaðila.

Þegar ekki er lengur þörf á upplýsingum er þeim eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar, nema lög heimili eða krefjist frekari varðveislu.

9. Vefkökur og sambærileg tækni

Artsupplies.is notar vefkökur og sambærilega tækni til að láta netverslunina virka, muna stillingar, tryggja öryggi, greina notkun og, ef þú samþykkir það, mæla eða sérsníða markaðsefni.

Nauðsynlegar kökur eru notaðar til að reka vefinn og afgreiða körfu og greiðslu. Valkvæðar greiningar- og markaðskökur eru notaðar samkvæmt vali þínu þar sem samþykkis er krafist.

Þú getur breytt vali þínu í kökustillingum vefsins. Þú getur einnig takmarkað eða eytt kökum í vafranum þínum. Slíkt getur haft áhrif á virkni ákveðinna hluta netverslunarinnar.

Þar sem kökur og þjónustur geta breyst birtum við ekki fasta tæknilega kökulista í þessari stefnu. Nýjustu upplýsingar um virkar kökur og valkosti þína birtast í kökustillingum netverslunarinnar.

10. Markaðssamskipti

Ef þú skráir þig á póstlista eða samþykkir markaðssamskipti getum við sent þér fréttir, upplýsingar um vörur og tilboð.

Þú getur afskráð þig hvenær sem er með hlekknum í skilaboðunum eða með því að senda okkur tölvupóst. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu sem fór fram áður en samþykkið var afturkallað.

11. Sjálfvirk vinnsla

Við notum ekki sjálfvirka ákvarðanatöku sem hefur ein og sér réttaráhrif eða sambærileg veruleg áhrif á þig.

Shopify og greiðsluþjónustur geta notað sjálfvirk kerfi til að greina og koma í veg fyrir svik. Gervigreindaraðstoðin í spjallinu býr til svör við fyrirspurnum en tekur ekki endanlegar ákvarðanir um réttindi viðskiptavina, endurgreiðslur, kvartanir eða undanþágur frá skilmálum Artsupplies.

12. Réttindi þín

Samkvæmt persónuverndarlögum getur þú, eftir því sem við á, átt rétt á að:

• fá upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga þinna;
• fá aðgang að upplýsingunum;
• láta leiðrétta rangar eða ófullkomnar upplýsingar;
• óska eftir eyðingu upplýsinga;
• óska eftir takmörkun vinnslu;
• andmæla vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum;
• fá upplýsingar afhentar á tölvutæku formi og flytja þær til annars ábyrgðaraðila þegar skilyrði eru uppfyllt;
• afturkalla samþykki hvenær sem er;
• leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd.

Þessi réttindi eru ekki undantekningarlaus. Okkur getur til dæmis verið skylt að varðveita upplýsingar vegna bókhalds, lagaskyldu eða réttarkröfu.

Til að nýta réttindi þín skaltu senda erindi á info@artsupplies.is. Við gætum þurft að staðfesta hver þú ert áður en við afgreiðum beiðnina.

13. Öryggi

Við gerum viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar gegn óheimilum aðgangi, breytingu, tapi eða misnotkun. Engin rafræn miðlun eða varðveisla er þó fullkomlega áhættulaus.

14. Breytingar á stefnunni

Við getum uppfært þessa stefnu þegar þjónusta okkar, tæknilausnir eða lagakröfur breytast. Nýjasta útgáfan er alltaf birt á þessari síðu ásamt dagsetningu síðustu uppfærslu.

15. Spurningar og kvartanir

Ef þú hefur spurningar um persónuvernd eða vilt nýta réttindi þín getur þú haft samband við okkur á info@artsupplies.is.

Þú getur einnig lagt fram kvörtun hjá Persónuvernd ef þú telur að vinnsla persónuupplýsinga þinna brjóti gegn lögum.

Read this policy in English

Privacy Policy

Your privacy matters to us. This policy explains what personal information Artsupplies collects, why we use it, who may process it, and the rights you have.

This policy applies when you visit artsupplies.is, shop with us, join our mailing list, contact us, or use the chat on our online store.

1. Who is responsible for your information?

Artsupplies ehf. is the controller responsible for processing personal information under this policy.

Artsupplies ehf.
Icelandic ID number: 481121-2800
Registered address: Laugarnesvegur 74a, 105 Reykjavík, Iceland
Store: Hrísateigur 47, 105 Reykjavík, Iceland
Email: info@artsupplies.is

2. Information we process

The information we process depends on how you interact with us. It may include:

• your name, email address, phone number, and address;
• information about orders, products, delivery, returns, and communication relating to purchases;
• payment and transaction information needed to process a purchase, although Artsupplies does not normally store complete payment card details;
• information you send by email, through forms, on social media, or in chat;
• account and sign-in information if you create a customer account;
• device and website usage information, such as your IP address, browser type, time zone, cookies, pages viewed, and how you use the website;
• your marketing and cookie preferences;
• other information you choose to give us.

Please don’t send sensitive personal information, passwords, or complete payment card details through chat or email.

3. Why we use your information

We use personal information where needed to:

• receive and process orders;
• process payments and send confirmations, invoices, and delivery information;
• deliver or arrange shipment of products;
• provide customer service and answer questions;
• handle returns, complaints, faulty products, and refunds;
• create and manage customer accounts;
• prevent misuse, fraud, and security incidents;
• operate, analyse, and improve our online store and services;
• send marketing where we have consent or another lawful basis;
• meet legal duties, including accounting and tax requirements;
• establish, exercise, or defend legal claims.

4. Our legal bases

Depending on the situation, our processing is based on one or more of the following:

• Contract: When processing is needed to complete your purchase or provide a service you requested.
• Legal obligation: When we must keep or process information under the law, including accounting, tax, and consumer laws.
• Legitimate interests: To provide customer service, operate and improve the website, protect security, prevent fraud, and protect our rights, where your rights and interests do not override those interests.
• Consent: For example, for optional marketing cookies or mailing lists where consent is required. You can withdraw consent at any time.

5. Shopify and AI-assisted chat

Our online store is powered by Shopify. We also use Shopify to power AI-assisted chat on our online store.

When you use the chat, Shopify processes customer data, including chat communications, to generate responses and to improve the quality of the Shopify Inbox agent over time.

The chat may also process information connected to the conversation, such as products you are viewing and, when you are signed in and it is relevant, information about your account, purchases, or orders. Artsupplies staff may review conversations and take over the conversation when needed.

AI-generated answers may sometimes be incomplete or inaccurate. Please don’t share sensitive personal information or payment card details in the chat. If your question needs confirmation or a decision from a person, the conversation may be passed to Artsupplies staff.

You can learn more in Shopify’s Privacy Policy.

6. Sharing information with service providers

We do not sell our customers’ personal information.

We may share information with service providers that help us operate the store and fulfil our contracts with customers. These may include:

• Shopify, which hosts and operates the online store and Shopify Inbox;
• payment processors and financial services you select during checkout;
• shipping and delivery providers;
• email, hosting, security, and IT service providers;
• accounting, legal, and professional advisers;
• analytics and advertising providers where we have the required consent or another lawful basis.

Service providers receive only the information needed to provide their service and must handle it in line with applicable privacy rules and agreements.

We may also disclose information when required by law, in response to a valid request from a court or public authority, to investigate suspected fraud, or to establish, exercise, or defend legal claims.

7. International data transfers

Some of our service providers, including Shopify, may process or store information outside Iceland or the European Economic Area.

When personal information is transferred to a country that has not been recognised as providing adequate protection, appropriate safeguards are used, such as standard contractual clauses, where required by law.

8. How long we keep information

We keep personal information only for as long as needed for the purpose for which it was collected or for as long as the law requires.

• Order, invoice, and payment records are kept in line with accounting and tax laws, generally for seven years after the end of the relevant financial year.
• Customer service, return, and complaint communications are kept for as long as needed to resolve the matter and protect possible legal claims.
• Mailing-list information is kept until you unsubscribe or we stop the relevant marketing activity.
• Information in Shopify Inbox and other systems is kept according to our settings, business needs, and the applicable retention practices of our service providers.

When information is no longer needed, it is deleted or anonymised unless the law permits or requires us to keep it longer.

9. Cookies and similar technologies

Artsupplies.is uses cookies and similar technologies to operate the online store, remember settings, maintain security, analyse website use, and, if you agree, measure or personalise marketing.

Necessary cookies are used to run the website and support the cart and checkout. Optional analytics and marketing cookies are used according to your choices where consent is required.

You can change your choices through the website’s cookie settings. You can also restrict or delete cookies through your browser. This may affect how some parts of the online store work.

Cookies and services can change over time, so we do not publish a fixed technical cookie list in this policy. Current information about active cookies and your choices is available through the online store’s cookie settings.

10. Marketing

If you join our mailing list or agree to receive marketing, we may send you news, product information, and offers.

You can unsubscribe at any time using the link in the message or by emailing us. Withdrawing consent does not affect processing that took place before you withdrew it.

11. Automated processing

We do not use solely automated decision-making that produces legal or similarly significant effects for you.

Shopify and payment services may use automated systems to detect and prevent fraud. The AI chat assistant generates answers to questions but does not make final decisions about customer rights, refunds, complaints, or exceptions to Artsupplies policies.

12. Your rights

Depending on the circumstances, privacy law may give you the right to:

• receive information about how your personal information is processed;
• request access to your information;
• correct inaccurate or incomplete information;
• request deletion of information;
• request restriction of processing;
• object to processing based on legitimate interests;
• receive certain information in a portable electronic format and transfer it to another controller;
• withdraw consent at any time;
• make a complaint to the Icelandic Data Protection Authority.

These rights are not absolute. For example, we may need to keep information to meet accounting requirements, comply with the law, or protect a legal claim.

To exercise your rights, email info@artsupplies.is. We may need to confirm your identity before completing your request.

13. Security

We use appropriate technical and organisational measures to protect personal information against unauthorised access, alteration, loss, or misuse. No form of electronic transmission or storage is completely risk-free.

14. Changes to this policy

We may update this policy when our services, technology, or legal requirements change. The latest version will always be published on this page with the date of the most recent update.

15. Questions and complaints

If you have questions about privacy or want to exercise your rights, contact us at info@artsupplies.is.

You may also make a complaint to the Icelandic Data Protection Authority if you believe your personal information has been processed unlawfully.

Lesa stefnuna á íslensku